Cómo Organizar Tu Tiempo Efectivamente

    Cada vez escucho y leo a más personas (incluyéndome) decir que trabajan o se dedican a más de un oficio a la vez, algunas ven esto como “invivible”, pero otras muy pocas han sabido llevar una vida balanceada entre las actividades laborales y las personales, encontrando tiempo hasta para descansar las horas debidas.

    Hablando personalmente, puedo comentarles que mi vida ha dado un giro de 180 grados en menos de 3 meses ya que tomé la decisión de mudarme de mi querida ciudad y como todos los que han pasado por esto sea cual sea la distancia recorrida, son cambios que te pueden llegar a desorganizar completamente. Y, está bien, lo importante es volver a encontrar el equilibrio y seguir adelante, porque como todos sabemos, el tiempo no se detiene.

    Ser Directora Editorial de la revista ES (anteriormente conocida como EntreSocios), diseñador gráfico freelance (mi pasión desde pequeña a pesar de ser ingeniero civil), llevar una vida social activa, hacer ejercicio, cuidar la alimentación (con algunos o bastantes cheat meals) y descansar las horas pertinentes puede llegar a sonar difícil, y muchas veces lo es, pero es posible si aprendes a organizarte y a enfocarte. Mientras escribo este artículo puedo decirles que sigo buscando y trabajando en ese balance diariamente, pero como todo, es cuestión de irnos adaptando, creando hábitos que con el tiempo nuestra mente y cuerpo irán desarrollando.

    A partir de mis responsabilidades, he puesto en práctica estos 5 tips que ahora comparto, ya que me han resultado de manera satisfactoria a la hora de organizar mi tiempo para poder cumplir con todas las tareas pendientes.

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ANOTA TODO

    Lo más probable es que ya estés familiarizado con este consejo, pero es totalmente cierto. Normalmente tenemos tantas responsabilidades que si no se anotan podríamos estar pasando por alto alguna de ellas, por eso siempre escribe todo lo que debas realizar en un cuaderno o en tu celular.

PRIORIZA

    Una de las tantas cosas que aprendí de Los 7 hábitos de la Gente Altamente Efectiva del ya difunto licenciado, escritor y conferenciante estadounidense Stephen Covey, es que la mejor forma de organizar tus actividades es separándolas entre Urgentes e Importantes como se muestra en la imagen N.2.

Cuadrante 1 – Importante y Urgente: Son las tareas de última hora, que deben ser realizadas inmediatamente.

Cuadrante 2 –  Importante y No Urgente: Contiene tareas que más llaman tu atención pero con las que puedes tomarte tu tiempo.

Cuadrante 3 – No Importante y Urgente: Incluye tareas que bien se deben realizar lo antes posible, no están entre tus prioridades, posiblemente sean urgentes para otras personas.

Cuadrante 4 – No Importante y No Urgente: Implican tareas que prácticamente nos hacen perder tiempo pero que igual realizamos consciente o inconscientemente, como por ejemplo distraernos revisando el celular más de lo debido (me pasa bastante).

    Ahora, ¿A qué cuadrante deberías invertirle más tiempo? Pues al 2do, y ¿cómo? Disminuyendo el tiempo invertido en los cuadrantes 3 y 4, y además de esta forma también disminuirás las tareas en el cuadrante 1 que lo único que causa es estrés y cansancio.

ELIMINA CUALQUIER DISTRACCIÓN

    En mi caso particular, puedo decir que soy una persona que pierde la concentración rápidamente, es algo en lo que estoy trabajando pero una de las soluciones que, aunque parezca obvia es extremadamente efectiva, es apartar el celular ya que por el simple hecho de escuchar el sonido de un mensaje nuevo estaremos perdiendo toda la concentración en lo que es verdaderamente importante, por ello al momento de estar en medio de una tarea, coloca el celular en modo avión o guárdalo en otro cuarto, no dejes que Instagram, las llamadas, el correo o cualquier otra notificación se apoderen de tu tiempo.

HAZ UNA COSA A LA VEZ

    Daniel Goleman, psicólogo, periodista y escritor estadounidense nos explica en su libro Focus, el motor oculto de la excelencia que “No disponemos de un globo de atención que podemos inflar y utilizar en simultáneo, sino de un tubería estrecha que no se expande. En realidad, en lugar de dividir la atención, la desviamos a toda velocidad. Ese continuo desvío debilita la concentración”. Esto quiere decir que al realizar más de una tarea perdemos más tiempo del que pensamos que estamos ganando, se suele hablar de “atención dividida” como lo describe Goleman, es por ello que lo más recomendable es ir paso a paso, dirigiendo toda nuestra atención a una sola actividad, de este modo sentirás como rinde el tiempo inmediatamente.

DESCANSA

    Aunque no lo creas, este podría ser el consejo más importante. Trabajar incansablemente pensando que quieres terminar todo lo más rápido posible o que si te detienes, tendrás dificultades para alcanzar el mismo ritmo de trabajo son preocupaciones que atormentan nuestros pensamientos a lo largo del día laboral, pero si tomamos un pequeño descanso cada hora, nuestro cuerpo y mente lo agradecerán.

    Podemos utilizar la “Técnica Pomodoro”, método desarrollado por Franceso Cirillo a finales de la década de los ochenta para gestionar de manera efectiva el tiempo y así poder dedicar unos minutos al descanso. Básicamente el fin de este método es realizar una tarea de manera intensiva por 25 minutos (Un pomodoro), utilizando un temporizador. Luego de cuatro pomodoros se puede tomar una pausa más larga (hasta de 20 minutos). Es un método interesante que, además de actuar como un juego mental, ayuda con la agilidad y nos motiva a ser más eficaces con el uso de nuestros cortos pero efectivos minutos antes de que el temporizador suene.

    Espero que estos consejos los motiven y ayuden en el complejo pero necesario proceso de organización y planificación. Hay centenares de maneras y lo más probable es que a algunos les funcionen estos tips más que a otros, por ello también recomiendo seguir buscando y probando hasta que encuentres una rutina que te ayude a gestionar tu valioso tiempo.